仕事とプライベートの通知が入り乱れ、iPhoneで届くメールをすばやく振り分けできずに戸惑っていませんか？
このガイドでは、届いた瞬間に自動で整理される仕組みを、手元のアプリだけで作る方法をお伝えします。どこを触ればよいか迷わないように、画面写真を思い浮かべながら進められる手順を載せました。設定後は通知が静かになり、大切な連絡を見逃さずに済みます。
準備するのは数分の時間だけです。手順通りに進めて、受信箱を一瞬で整える爽快さを体験してみませんか。心地よいメール環境が、毎日の作業をさらになめらかにしてくれます。
iPhoneメールを振り分ける手順をゼロからやってみよう
メールが届くたびに受信箱がいっぱいになると、あとで大切な連絡を見逃しがちになりますよね。
ここでは実際に試して役立った方法を、ゼロから始める方向けに３つにまとめてみました。
- iCloudメールのサーバー設定：iCloud.comにブラウザでアクセスして、届く前に振り分けるルールを作ります。
- MailアプリのVIP活用：よくやり取りする差出人をVIP登録すると、専用フォルダと通知ですぐ探せます。
- ショートカットで自動移動：キーワードや差出人をトリガーにして、受信直後に指定フォルダへ移動します。
エンジニア視点のひとことアドバイスとしては、サーバー側で仕分けておくとiPhone以外の端末でも整理された状態をキープできる点が便利です。
iCloudメールでサーバールールを作って自動で振り分ける
iCloudメールのサーバールールは、iCloud.com上で設定するとすべてのデバイスに反映される仕組みです。メールが届いた瞬間にルールが働くので、iPhone本体で振り分けの負担が減ります。
この方法のいちばんの魅力は、送信元アドレスや件名のキーワードで自動振り分けできる点です。プログラマーらしく「@example.com」のようなドメイン指定も活用すれば、同じ種類のメールをまとめて一気に仕分けできます。
ニュースレターや自動通知が多いと感じたら、iCloudサーバールールがぴったりです。ルールを一度作れば、MacやiPadを開かなくても該当フォルダに格納されるので、迷子メールが減って気持ちよく使えます。
①SafariでiCloud.comにサインインする
Safariを開いて画面上部のアドレスバーをタップし、icloud.comと入力して移動します。
ページがモバイル表示になる場合は、画面左上の「AA」アイコンをタップして「デスクトップ用Webサイトを表示」を選ぶと、PC版のiCloudサインイン画面に切り替わります。
Apple IDとパスワードを入力し、「次へ」をタップします。続いて受信した6桁の認証コードを入力すると、iCloudのホーム画面が表示されます。
プライベートブラウズを使うと認証情報が残りにくく、次回のサインイン時に再入力が必要になるので、通常タブで実行するとスムーズです。
②メールを開いて歯車マークをタップする
受信トレイから振り分けたいメールをタップして開きます。画面右上にある歯車アイコンを探し、軽くタップしましょう。
複数アカウントを使っている場合は、目的のアカウントで開いているか確認すると安心です。
③ルールを選んで新規ルールを作成する
作りたい振り分けのルールを選ぶためにまず「新規ルールを追加」をタップします。続いて条件欄を開き「差出人」「件名」「宛先」から当てはまるものを選び、マッチ方法（「含む」「次と等しい」など）とキーワードを入力します。次に実行する動作を「フォルダへ移動」などから指定し、対象のフォルダを選びましょう。最後に右上の「保存」を押せば新規ルールの完成です。
④条件を入力して移動先フォルダを選ぶ
「条件を入力」のところをタップすると、送信者／件名／宛先などが並んでいるので、振り分けしたい要素を選びます。
選んだ要素の右側入力欄をタップして、フィルタ文字を入力します。メールアドレスは＠以降も含めるとピンポイントで振り分けられます。
「アクションを追加」をタップし、「メールを移動」を選択してください。
移動先フォルダの一覧が出るので、先ほど作った振り分け用フォルダをタップすれば設定完了です。
条件は部分一致しか使えません。キーワードは正確に入力して振り分けミスを防ぎましょう。
⑤完了を押してルールを保存する
画面右上の完了をタップすると、設定した条件とアクションがすぐに保存されます。
保存されたルールは振り分けルール一覧に表示されるので、新しいルールが追加されているか確認しましょう。表示されないときは、メールアプリをいったん閉じて再度起動するとスムーズです。
Gmail設定からフィルタを作ってiPhoneに反映させる
Gmailのフィルタを使えば、届いたメールを自動的にラベル振り分けしてくれます。サーバ側で処理されるから、一度作っておけばiPhoneのMailアプリにも同じ振り分け結果がそのまま反映されます。
この方法はiPhone側の設定をいじる必要がないのがうれしいポイントです。Gmailなら送信者や件名、本文のキーワードなど細かい条件を組めるので、仕事用やプライベート用のメールをしっかり分けたいときにとくにおすすめです。
①Safariでmail.google.comにアクセスする
まずホーム画面でSafariアイコンをタップします。画面下のアドレスバーを押すと入力モードになるので、mail.google.comと入力し、右下の「移動」をタップしてください。
②検索バー横のフィルタアイコンをタップする
検索バーの右側にあるフィルタアイコンを軽くタップします。
すると、未読メールや添付ファイルありといったラベルが並ぶ絞り込みメニューが出現します。
目的の条件を選ぶと、そのタイプのメールだけが瞬時に表示されるので、見逃したくない連絡をサクッとチェックできます。
エンジニア的な小技として、特定ドメインをキーワードにしたカスタムフィルタを組むと、開発用の通知や定期レポートをすぐに絞り込めるようになるのでおすすめです。
③条件を入力してフィルタを作成する
差出人や件名などから振り分けたい条件を選びます。「差出人」をタップしたら、メールアドレスを正確に入力してください。
さらに絞り込みたいときは「＋条件を追加」を押して、複数の条件を組み合わせることもできます。
④ラベルを新規作成して適用する
Safariを開き、Gmailを表示したあと画面左上の「aA」をタップして「デスクトップ用Webサイトを表示」を選択します。
画面右上の歯車アイコン→「すべての設定を表示」→「ラベル」タブで「新しいラベルを作成」をタップし、名前を入力して「作成」をタップします。
「フィルタとブロック中のアドレス」タブに戻り、該当のフィルタで「編集」を選択→「次のラベルを付ける」にチェック→作成した新ラベルを選んで「フィルタを更新」をタップします。
ラベル名は10文字以内にまとめておくと、iPhoneの画面でも見やすくなります。
⑤保存してiPhoneの同期を待つ
振り分けルールの画面で画面右上の保存を必ずタップしてください。これでサーバーに新しいルールが登録されます。
続いてiPhoneのメールアプリを開き、受信トレイ画面を下から上にスワイプして最新情報を取得しましょう。サーバーとの同期が始まり、自動的にメールが仕分けされます。
同期には数秒かかることがあるため、画面を閉じずにしばらく待つとスムーズです。
ショートカットのオートメーションでフォルダへ移動する
ショートカットアプリのオートメーションを活用すると、指定した条件に合うメールを自動で仕分けフォルダに移動できます。受信時に発動するフローを一度作成するだけなので、ルーチン化された作業がサクッと片付きます。
iOS16以上で利用可能なこの機能は、送信元アドレスや件名のキーワード絞り込みも柔軟。プログラマー視点ならではの複雑な条件分岐も組み込めるので、細かな仕分けルールを実現したいときにぴったりです。
①ショートカットアプリでオートメーションをタップする
ホーム画面またはAppライブラリからショートカットアプリを起動し、画面下部に並ぶタブの中からオートメーションを選んでタップします。
②メールが到着したときを選ぶ
「新規オートメーションを作成」の画面で下にスクロールして「App」をタップします。
「Appを選択」をタップしてからリストの中から「メール」を探して選びます。
続いて「イベントを選択」をタップし「メールが到着したとき」をタップしてチェックを入れます。
画面右上の「次へ」をタップすると、メール受信をトリガーにしたオートメーションが設定できます。
③フィルタ条件を設定して次へ進む
フィルタ条件画面ではまず送信元や件名に含まれるキーワードなどを指定します。必要に応じて条件を追加をタップし、「宛先が一致する」「日付が含まれる」などを組み合わせると細かく分類できます。設定が終わったら画面右上の「次へ」をタップして振り分けルールを保存しましょう。
④メールを移動アクションでフォルダを指定する
振り分けルールが発動したメールを長押ししてメニューを表示します。
出てきたリストから移動を選ぶと、フォルダ一覧が現れます。
フォルダをタップするとそのフォルダへメールがすぐに移動します。
事前にフォルダを用意しておかないとリストに出てこないので、設定画面で適宜フォルダ作成を忘れないようにしましょう。
⑤完了をタップして自動化を有効にする
右上の「完了」を押すと設定が保存され、自動化が有効になります。これで新着メールにフィルターが自動で適用されます。
振り分け設定ができたら広がる便利ワザ
振り分けルールが整ったら次は応用編です。スマホだけでは届いたメールを整理するだけでなく、ちょっとした工夫で通知をカスタマイズしたり、よく使うフォルダにすばやくアクセスしたりできます。プログラマーならではの経験を活かしたテクニックで、メール処理がもっとスムーズになります。
| 応用ワザ | 役立つシーン |
|---|---|
| 通知フィルタ連携 | 重要案件のメールだけプッシュ通知を受け取りたいとき |
| VIP＋振り分け | 特定メンバーのメールを即チェックしたいとき |
| ショートカット自動化 | 決まったフォルダへ移動後にタスクを自動起動したいとき |
| ウィジェット活用 | ホーム画面でフォルダの未読件数をひと目で確認したいとき |
VIPメールだけ着信音を変えて大事な連絡を逃さない
大切な人からのメールだけ着信音を変えると、通知が来た瞬間に「これは見逃せない！」とわかって安心です。VIPに登録した相手からメールが来たら特別な音でお知らせしてくれるので、仕事の急ぎ連絡や家族からのメッセージをうっかり見落とす心配が減ります。
- 指定した相手だけをVIPに登録して区別できる
- 通常のメール音と別にカスタム音を割り当てることで聴き分けが簡単
- 緊急度の高い連絡を受け取るタイミングが直感的にわかる
連絡先をVIPに追加する
大切な人のメールを見逃さないために、メールアプリで送信者をVIPに登録しましょう。
ホーム画面からメールアプリを開き、受信ボックスを表示します。
VIPにしたい相手のメールを開き、送信者名の右側にある情報マークをタップします。
連絡先カードに移動したら画面上部のVIPに追加をタップすると完了です。
設定アプリでVIPアラート音を選ぶ
ホーム画面から設定アプリをタップします。
一覧から通知をタップし、その中のメールアプリを探してタップします。
メールの設定内にあるVIPをタップして、特別に音を変えたい宛先を設定しておきます。
VIP設定画面のサウンドをタップし、一覧からお好きなアラート音を選びます。ダウンロード済みの着信音も使えるので、個性を楽しんでください。
仕事用フォルダの通知をオフにして集中タイムを作る
仕事用フォルダのメール通知をそのままにしておくと、コードを書いている最中にポップアップが出て集中が途切れてしまいがちです。そこで通知をオフにしてしまえば、深い集中タイムをキープできます。
- バグ修正や難解なロジックを書いているときに集中を乱したくない
- 短時間で成果を出すスプリント作業中の邪魔を減らしたい
- オフの日に仕事の着信音でリラックスムードを壊したくない
設定アプリでメール通知を開く
ホーム画面から設定のアイコンをタップしてください。
設定画面をスクロールし、通知をタップします。アイコンが並ぶ中ほどにあります。
通知リストからメールを探し、タップします。ここで通知を許可をオンにしましょう。
好みに合わせてバナー表示やサウンドも設定できます。
フォルダ単位で通知をカスタマイズする
設定アプリを開いて通知をタップし、メールを選びます。
通知を変えたいメールアカウントをタップし、メールボックスごとに通知をカスタマイズをオンにします。
同期リストに出るフォルダ一覧から通知を変えたいフォルダを選び、サウンドやバナー、バッジなどを好きに設定します。
同期対象外のフォルダは通知できないので、先にメールアプリ内でそのフォルダを「同期」状態にしておくとスムーズです。
朝の決まった時間に未読メールをまとめて表示する
iPhone純正のショートカットアプリを使うと、毎朝好きな時間に自動で未読メールだけをまとめてチェックできるようになります。仕事もプライベートも一気に見渡せるから、余計な通知に振り回されずに一日のスタートを迎えられます。
たとえば「朝8時」にまとめて表示されるように設定すれば、起き抜けに未読だけがリストアップされて助かります。プログラマー流のフィルタを加えれば「特定プロジェクトのメールだけ」を抽出することも可能です。
この仕組みなら通知の洪水を防ぎつつ、朝のメールチェックにかかる時間をグッと短縮できます。ショートカットのちょっとした工夫で、毎朝がぐっとスマートになるはずです。
ショートカットで未読メール一覧を作る
ホーム画面からショートカットを開いて右上の＋をタップします。新しい空のショートカット画面が表示されたら準備完了です。
下部の検索バーにメールを検索と入力しタップします。表示されたアクション内で「未読」にチェックを入れてフィルターを設定します。
続けてリストに表示アクションを追加します。メールの件名だけを表示したいときは「件名を取得」を組み合わせると見やすくなります。
画面右上の設定アイコンから名前とアイコンを決めて保存します。ホーム画面を長押ししてウィジェット編集を開き、作成したショートカットを追加すれば完了です。
オートメーションで時間指定実行に設定する
ショートカットアプリを開き、画面下の「オートメーション」をタップしてから右上の「＋」を選びます。
「個人用オートメーションを作成」を選び、「時間帯」をタップして毎日や特定の曜日、実行したい時間を指定します。
「アクションを追加」で「ショートカットを実行」を検索し、先に作っておいたメール整理用ショートカットを選びます。
「実行前に確認」をオフにし、右上の「完了」をタップすると指定時間に自動実行されます。
「実行前に確認」をオフにしないと時間になっても動かないので注意してください。
よくある質問
振り分けルールを作ったのにメールが移動しません
- 振り分けルールを作ったのにメールが移動しません
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まずは振り分けの条件設定のスペルミスや全角・半角のずれがないか見直しましょう。プログラマー時代の経験から言うと、迷ったときはテスト用アドレスを使って自分宛に送信し、受信トレイを手動で下にスワイプして更新するとエラー箇所がわかりやすいです。
特定の相手だけをフォルダに振り分けたいです
- 特定の相手だけをフォルダに振り分けたいです
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送信元アドレスでルールを作成するのがいちばん簡単です。受信トレイのメールを長押し→「移動」→「ルールを作成」で相手のアドレスが自動入力されるので、そのまま保存すれば迷わず設定できます。
iCloudメール以外のアカウントでも振り分けできますか？
- iCloudメール以外のアカウントでも振り分けできますか？
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標準メールアプリならGmailやYahoo!メールも同様にルール設定が可能です。ただしプロバイダによってはサーバー側での振り分けが優先される場合があります。手軽に試したいときは、アプリのルールを先に作って動作を確認してみましょう。
メールアプリだけで自動振り分けはできない？
メールアプリだけでは、受信したメールを自動で指定フォルダーに振り分ける仕組みが用意されていません。
そのかわりアプリの画面はとてもシンプルなので、気になるメールを選んで軽やかにフォルダー移動できる楽しさがあります。
もし自動振り分け機能がほしいなら、iCloudのウェブ設定でメールルールを作るか、ショートカット連携やサードパーティ製のメールアプリと組み合わせるのがおすすめです。
iCloud以外のアカウントでもルールは使える？
iPhoneのメールアプリにある自動振り分けルール機能はiCloudアカウント専用です。他のメールサービスは同じ場所にルール設定が出てこないため、GmailやYahoo!メールなどを振り分けたいときはサーバー側のフィルターをWeb（PC）で作る必要があります。
どうしてもiPhoneだけで振り分けを完結したいときは、プログラマー視点でおすすめしたいのがSparkやOutlookなどのサードパーティ製メールアプリです。アプリ内で条件に合わせたラベル付けやフォルダー移動が設定できるので、iCloud以外でもスマホだけでサクッと整理できます。
ショートカットのオートメーションが動かないときは？
ショートカットのオートメーションが動かないときは、設定や条件を見直すだけでサクッと解決できることが多いです。まずはあわてずに次の手順を試してみましょう。
設定＞一般＞ソフトウェア・アップデートからiPhoneを最新の状態にしておきます。バグ修正で動作が安定しやすくなります。
ショートカットApp＞自動化タブ＞該当のオートメーションを開き、「実行前に尋ねる」をオフにしておくと承認なしで動きます。
Wi-Fi接続や時間指定など、条件が正しく設定されているか確認します。特に位置情報トリガーは権限が必要です。
該当のオートメーションをいったんオフにしてから再度オンにすると内部設定がリセットされ、動き出すことがあります。
低電力モード中はバックグラウンド動作が制限されます。バッテリー残量やモードをオフにして試してみましょう。
自動化のトリガーはiOSの仕様で動作制限がある場合があります。どうしても動かないものはAppleサポートや最新のリリースノートをチェックしてみてください。
フォルダを削除したらルールも消える？
Mailアプリでフォルダを削除しても、サーバー側の振り分けルールはそのまま残ります。フォルダがなくなると、メールは移動先が見つからず受信トレイにたまったり、振り分けがエラーになって未整理のまま放置されることがあります。
フォルダを削除する前に、振り分けルールをオフにするか、別フォルダへ移動先を変更しておくと安心です。
まとめ
メールの振り分けは、まず「設定」からアカウントを選んでフィルタールールを作り、条件に合うメールを専用フォルダへ自動で送る流れが基本です。
これで届いた瞬間に必要なフォルダにメールが収まるので、受信トレイがいつもスッキリ保たれます。見落としも減ってストレスフリーです。
さらに件名キーワードや送信元ドメインごとの応用ルールを追加すると、整理の幅が広がります。さっそく試して、毎日のメール管理をもっと楽しくしてみてくださいね。